Büyük şirketler derhal, kurum içinde ve dışında bilgi ve mesaj iletişimi için etkili bir sistem gerektirir. Bu bağlamda, telefon anında iletişim için en kolay ve kullanışlı yollardan biridir, ancak kanıtlar söz konusu olduğunda, yazılı modların en iyi olduğu kabul edilir. Yazılı kayıtlar, kurum tarafından kullanılan notlar, notlar, mektuplar, genelgeler ve emirleri içerir.
Size sunulan makale not ve harf arasındaki farka ışık tutmaya çalışır.
Karşılaştırma Tablosu
| Karşılaştırma için temel | not | mektup |
|---|---|---|
| anlam | Not, bilgilerin karşılıklı dolaşımı için gayri resmi bir tonda yazılmış kısa bir mesaj anlamına gelir. | Mektup, iş dışındaki tarafa iletilen sıkıştırılmış bir mesaj içeren bir tür sözlü iletişimdir. |
| Doğa | Gayri ve Özlü | Resmi ve bilgilendirici |
| Arasında değiş tokuş | Kuruluş içindeki bölümler, birimler veya üst düzey alt kuruluşlar. | İki iş evi veya şirket ile müşteri arasında. |
| uzunluk | Kısa | Nispeten uzun |
| İmza | Bir notta imza gerekli değildir. | Gönderen tarafından usulüne uygun olarak bir mektup imzalanır. |
| İletişim | Bire çok | Bire bir |
| içerik | Teknik jargon ve kişisel zamir kullanımına izin verilir. | Basit kelimeler üçüncü şahıslara kullanılır ve yazılır. |
Memo'un tanımı
Not mutabakat için kısadır; bu, gelecekte kullanım için bir not veya kayıt anlamına gelir. Kurum içinde gayri resmi bir iletişim aracı olarak, bilgilerin yazılı olarak iletilmesi için kullanılan kısa bir mesajdır. Bir mutabakat yerine, karşılıklı muhabere iletişimi, ofis mutabakatı veya birlikte muhabere yazışmaları olarak adlandırılabilir.
Notların temel amacı, iş politikalarını, prosedürlerini veya ilgili resmi işleri yaymaktır. Bunlar bir bakış açısıyla yazılmış ve haberleri, yönlendirmeleri ve bilgileri birden fazla alıcıya iletmek, insanları harekete geçirmek veya toplantıya çağırmak gibi farklı amaçlara hizmet edebilir.
Biri gayri resmi bir ton ve nottaki şahıs zamirlerini kullanabilir. Bir selamlama ve ücretsiz kapanma kullanmaya gerek yoktur.
Mektubun Tanımı
Bir işletme mektubu, örgütün dış tarafına, yani tedarikçiye, müşteriye, üreticiye veya müşteriye yönelik uzun bir mesaj içeren yazılı iletişim şekli olarak tanımlanabilir. Üçüncü bir kişide profesyonelce yazılmış ve imzayla tamamlayıcı bir yaklaşıma sahip olan bir selamlama ile başlar.
Gönderen ve alıcı arasındaki ilişki, mektubun hazırlandığı genel tarzın belirlenmesinde önemli bir rol oynar. Bunlar, bilgi veya geri bildirim talebi, sipariş verme, şikayet veya şikayette bulunma, bir şeyi sorgulama veya takip etme gibi çeşitli nedenlerle kullanılır.
Mektup, şirketin adı, adresi, logosu vb. Gibi ayrıntıları içeren antetli kağıda basılır, yazılır veya yazılır. İş mektupları, ilgili taraflara delil olarak hizmet ettiğinden, kibar, nazik olması ve hemen yanıt almak için saygılı.
Not ve Harf Arasındaki Anahtar Farklılıklar
Aşağıda sunulan noktalar not ile harf arasındaki farkı açıklar:
- Not, belirli bilgileri kuruluş üyelerine iletmek için gayri resmi olarak yazılmış kısa bir mesaj olarak tanımlanabilir. Buna karşılık, mektuplar, iş dışındaki bir partiye yönelik kısa bir mesaj içeren sözlü bir iletişim aracı olarak anlaşılabilir.
- Bir not resmi olmayan tonu kullanır ve doğrudan konuya açıktır. Diğer uçta, mektuplar çok resmi ve çok fazla bilgi içeriyor.
- Mutabakatın kullanılması, iki bölüm veya birimler arasında alınıp satılmadığı veya yöneticinin astları bilgilendirmek için gönderdiği anlamında kuruluş içindedir. Karşıt olarak, mektubun kullanımı, iki iş evi arasında veya şirket ile müşteri arasında değiştirildiği için, doğada dışsaldır.
- Uzunluğa gelince, mektuplar notla karşılaştırıldığında daha uzundur.
- Kurum içerisinde kullanıldığı için notta imzaya gerek yoktur. Bununla birlikte, mektup gönderen tarafından usulüne uygun olarak imzalanacaktır.
- Notlar belirli bir konuda bir departmanı veya çalışan sayısını bilgilendirmek veya yönlendirmek için yazılır ve bu nedenle genellikle kitle iletişimi gibi bir bakış açısıyla tümüyle yazılır. Bunun aksine, mektuplar belirli bir tarafa veya müşteriye hitap ettiği için özeldir, bu nedenle bire bir kişilerarası iletişim biçimidir.
- Teknik jargonlar notlarda yaygın olarak kullanılır, ayrıca şahıs zamirlerini kullanır. Harflerin aksine, harfleri kavraması kolay olmayan teknik jargon ve terimler kullanmaktan kaçınır. Ayrıca, üçüncü şahıslara mektuplar yazılmıştır.
Sonuç
Not, aynı organizasyonda çalışan birçok kişiye belirli bir bilgiyi iletmek için kullanılan iş iletişimi için önemli bir araçtır. Gündelik iş faaliyetlerinin kaydedilmesinde büyük rol oynar ve gelecekteki referans için kullanılabilir.
Buna karşılık, mektuplar, harici bir tarafa / dan bir tarafa bilgi vermek veya aramak için kullanılabilecek en iyi yazılı iletişim şekli olarak kabul edilir. Yazıcının isteğine göre, alıcıyı ikna etmeye yardımcı olur.
