Günlük düzeyde, insanlar hem ev hem de işyeri ortamlarında birçok planlama ve yönetim ile uğraşmak zorundadır. İşleri kolaylaştırmak için, teknoloji, telaşlı programlarımızı acısız planlamamız için araçlar sağlamıştır. Beyaz toplantı odaları planlama işlerinde her zaman oldukça eğlenceliydi ve bu araç onu dijital cepheye getiriyor. Burada Trello'nun nasıl kullanılacağına ve onu birçok kullanıcı arasında favori yapan şeylere göz atacağız.
Trello nedir ve nasıl çalışır?
Trello, görev planlamasına geri dönmeyi sağlayan görsel-editör tabanlı bir proje yönetim aracıdır. 5 milyondan fazla kayıtlı kullanıcıyla hem ofisiniz hem de ev gereksinimleriniz için esnek bir araçtır.
Dallayalım ve kendinize bir göz atalım Trello nasıl kullanılır.
Trello, görevlerinizi tamamlamanıza yardımcı olacak temel yapı olarak panoları, listeleri ve kartları kullanır. Projenizdeki görevleri başarmak için yukarıdan aşağıya bir yaklaşımdan yararlanır.
Trello ile görev yönetimi, bir iş akışı görevinin en üst düzey nedeni olan bir tahta oluşturulması ile başlar. Eklemek istediğiniz sayıda üye eklenmesine ve onlarla sorunsuz bir şekilde ortak çalışmasına izin verir, böylece onunla Gelen Kutusu'nu (0) kucaklayabilirsiniz. Araç, aklınıza gelebilecek her projeye mükemmel şekilde uyar - Toplantı odası toplantısı mı yoksa arkadaşlarınızla birlikte bir hafta sonu hangisi planı; seni korudu.
Bir Panodaki içeriği oluşturan bireysel görevler veya kartlar oluşturulabilir, etiketlenebilir, paylaşılabilir ve hatta hatırlatıcılar için bile oluşturulabilir. Şimdi ağa girelim ve görevlerinizi nasıl yerine getirebileceğinizi ve bu araçla işlerinizi nasıl halledelim bakalım.
Trello'ya Başlamak: Temel Bilgiler
Yeni bir Trello projesi üç ana bileşene kolayca ayrılabilir - Kurullar, Listeler ve Kartlar.
- Kurullar: Kurul, projenizin en üst düzey birincil görevidir. Ailenizle birlikte bir gezi mi yoksa işinizin yeniden tasarım planı için mi, bir projenin ne olduğu hakkında bir Kurul. Bir tahta, bir sonraki görevlerinizi planlayabileceğiniz yerden, tüm projenizin kuş bakışı görünümünü sağlar.
- Listeler: Listeler, doğaya benzeyen görevleri veya proje yönetimi konusundaki en üst düzey yaklaşımınızda bir sonraki seviye hiyerarşisini oluşturan görevleri düzenlemenize yardımcı olur. Örneğin, düğün planlaması için 'Yapılacak görevler', 'Görevleri tamamla', 'Davet edilen kişiler', 'Davet edilecek kişiler' vb.
- Kartlar: Kartlar, elinizde bulunan projenin büyük resmini oluşturan bir araya getirilen temel görev öğeleridir. Kartlar, bir Listeyi oluşturan dikey şekilde sırayla düzenlenir. Bu kartlar kartın herhangi bir yerine sürüklenip bırakılabilir. Kart, renk etiketli, kontrol listeleri, son tarihler, zaman damgaları, çıkartmalar vb. Eklenebilir en önemli unsurdur.
Bu araçla ilk projenize başlamadan önce bilmeniz gereken tüm temel bilgiler bunlar. Bunu Trello kullanarak bir proje iş akışı oluştururken görelim.
Projelerinizi Trello ile Düzenlemek
Daha önce kurduğumuz gibi, bu araçla projeler oluşturmak ve yönetmek oldukça acısız bir süreçtir. Size en iyi özellikleri ve yeteneklerini öğretmek için bir örnekle çalışacağız, burada Trello kullanan bir 'Yayın Takvimi' var.
Yeni bir tahta oluşturmak
Daha önce de belirtildiği gibi, Kurullar, yönetilmesi gereken projelere yukarıdan aşağıya bir yaklaşımdır, bu durumda, buna 'Yayın Takvimi' diyeceğiz. Ana ekranınızda, 'Yeni tahta oluştur' düğmesine basıp, 'Oluştur' düğmesine basmadan önce uygun bir ünvan verebilirsiniz.
Yeni Liste Ekleme
Yukarıda, daha önce yapılmış iki liste görebilirsiniz - 'Makale Fikirler' ve 'Araştırma', yeni bir liste oluşturulurken gösterilir. Listeler, niteliklerine göre görevlerin toplanmasıdır. Araç, Yönetim Kurulu'ndaki görevler arasında dolaşırken soldan sağa ve yukarıdan aşağıya bir yaklaşımı takip eder. Yukarıda görüldüğü gibi yeni alakalı listeler oluşturmak için 'Yeni Liste Ekle' düğmesine basın.
Yeni Kart Eklemek
Kartlar, yapılacak bireysel görevlerdir. Görevleri oluşturmak ve yönetmek oldukça kolaydır. Yukarıda gösterildiği gibi, yeni bir görev eklemek için listenin altında görülen 'Kart ekle'ye basın. Bir sonraki satıra girerek, sizin için otomatik olarak yeni bir kart oluşturulur. Kart açıklaması, katılan üyeler için daha kullanışlı ve ayrıntılı hale getirmek amacıyla da eklenebilir.
Dolayısıyla, proje iş akışımızın çıplak kemiklerini kurduğumuz için, daha iyi organize olabilmek için ince ayar seçeneklerine bakacağız.
Kart Güçlendirmeleri
Güçlendirmeler, kartlarınız / görevleriniz için kullanılabilen ek özelliklerdir. Sağ kenar çubuğundaki Menüden, Kart Güçlendirmelerine erişebilirsiniz. Bunlar arasında Kart oylama sistemi, Kart yaşlanma ve Kart Takvimi sayılabilir.
- Etkinleştirildiğinde bir ' Kart oylama sistemi ', davet edilen üyelerin belirli bir kartta oy kullanmalarını sağlar.
- ' Kart yaşlanma ' özelliği, haftalarca belirli bir yaşın bir göreve tanımlanmasına olanak tanır, daha sonra yaşlanmaya başlar veya günler içinde giderek daha şeffaf hale gelir ve sonunda çatlar.
- ' Kart takvimi ', Son tarihi olan tüm görevlerin, Kurulun ana sayfasında bulunan bir Takvimde görüntülenmesini sağlar.
Diğer ek özellikler
Yukarıda belirtilen özellikler karşılaşılan birincil özellikler olsa da, bu ek özelliklerle deneyim daha da geliştirildi.
- Bireysel kartlara ' Üyeler ' ekleyin ve bir kartı Yorumlar bölümünde belirtmek için '@' kullanın. Üyelere bildirimde bulunulur ve aynı yorumlar bölümünden başka adımlar atılabilir. Yani, artık gelen kutunuzda taşma yok.
- Eldeki yaklaşmakta olan önemli bir görev hakkında kolayca bilgi sahibi olmanız için kartlarınıza ' Son Tarih Ekleme '. 'Kart takvimi' etkinleştirildiğinde, Son tarihleri olan bu görevler, Kurulun ana Takviminde görülebilir.
- ' Ekleri Ekleme ', kullanıcıların karta eklenen diğer üyelerin erişebileceği bir karta medya ve her türlü dosya ve belgeyi eklemelerine izin verir. Bu ekler yerel sabit sürücünüzden veya Google Drive, Dropbox, One drive, vb. Bulut hesaplarınızdan olabilir.
- ' Etiketleri Düzenle ', görevleri kategorilerine göre düzenlemenizi ve buna göre renkli çizgiler kullanarak etiketlemenizi sağlar. Bu şekilde etiketleme, kartları kolayca filtrelemenize izin verir.
- ' Abone Ol ', bir tahtadaki veya belirli bir listedeki belirli bir karttaki tüm olaylarla ilgili güncelleme yapmanızı sağlar.
- Kartlara kolayca sürüklenebilen etiketler de mevcuttur.
- Yeni bir görünüm kazandırmak için aynı menü çubuğundan Board'unuzun Arkaplan rengini değiştirin .
Masaüstü bildirimleri
Projeleri yönetirken Gelen Kutunuzu (0) bozulmadan tutmak için bir Masaüstü bildirim özelliğine sahiptir. Proje ekibinde bir kişi '@' kullandığını her söylediğinde uyarılmak için masaüstü bildirimlerini açmayı seçebilirsiniz.
- 'Açık' bildirimlerini açmak için, Trello sayfanızın sağ üst köşesinde bulunan kullanıcı profili simgenizi tıklayın. Menüden 'Ayarlar'ı seçin. 'Bildirimler' bölümünün altında 'Masaüstü bildirimini etkinleştir'i seçin. Bu bildirimlere izin vermek veya engellemek isteyip istemediğiniz sorulur. Masaüstü bildirimlerinin etkin olması için uygun olanı seçin.
- Bu bildirimleri 'Kapatmak' için, web tarayıcınızın Ayarlar bölümüne gidin. Google Chrome’daki Gelişmiş ayarlar’da Gizlilik’te bulunan 'İçerik ayarları’na gidin. Bildirimler alt başlığına gidin, 'İstisnaları yönet'i tıklayın ve Trello'dan bahseden bir bağlantıyı kaldırın. Şimdi bu araç için masaüstü bildirimlerini kapatırdın.
Klavye kısayolları
Trello, tüm süreci daha da sorunsuz kılan birkaç klavye kısayolu sunuyor. Aşağıda sunduğu en önemli klavye kısayollarından birkaçı:
- Otomatik Tamamlama Üyeleri: @
- Tüm Filtreleri Temizle: X
- Bir karta Oylama özelliği ekleyin: V (Oylama Açma işleminin önceden etkinleştirilmesi gerekir)
- Başlığı Düzenle: T
- Kendinizi bir karta atayın / Atama: SPACE
- Abone Ol: S
- Yeni kart takın: N
- Üye Ekle / Kaldır: M
- Son Eklenme Tarihi: D
- Gezin: Sol (->), Sağ (<-), Yukarı (K), Aşağı (J)
Klavye kısayollarının tam bir listesi için, resmi web sayfalarına gidin.
Desteklenen Diller
Trello dört ana dilde mevcuttur - İngilizce, Deutsch, Español ve Portekizce.
Desteklenen Platformlar
Trello, bir Web uygulaması, Android, iOS, Windows 8 ve Kindle Fire uygulamaları olarak kullanılabilir.
Bitirmek
Gördüğünüzün üstünde, bu aracı kullanarak yapılan bir örnek 'Yayın Takvimi' var. Editör Takvimi'nin tüm önemli aşamalarına bakmak ve gerekli önlemleri almak için rahat bir şekilde sahiptir. Bu, Trello'yu kullanmanın bir yoluyken, kendi çalışma tahtalarınızı ve görevlerinizi istediğiniz hareket tarzına göre yapabilirsiniz.
Bu iş akışını yazdırabilir veya bir Link veya JSON olarak dışa aktarabilirsiniz. Bir iş akışının planlanması, tek bir gün seviyesindeki aktiviteleri hedefleyen bir Günlük listeler olarak bile oluşturulabilir.
Öyleyse, bu aracın özünü ve bir proje yönetimi aracı olarak ne kadar güçlü olduğunu öğrenmiş olmalısınız.
İleri Düzey Kullanıcılar için Trello
Trello'yu farklı ekiplerle kullanan kuruluşlar için editoryal ve pazarlama diyoruz, bu harika bir araçtır. Yeni bir “Organizasyon” yaratarak tüm zamanlamalarınızın ayrı panolarda, ancak tek bir çatı altında kalmasını sağlar. Ana ekranda, bu durumda 'Pazarlama' ve 'Editörlük' olarak iki yeni organizasyon oluşturabilirsiniz. Yeni bir Kurul oluştururken, aşağıdaki açılır listeden ilgili 'Organizasyonu' seçebilirsiniz.
İş ve Premium Planlar İçin Trello
Herkes için ücretsizdir ve sınırsız panolar ve organizasyon kreasyonları içerir. Ancak daha gelişmiş bireysel kullanıcılar ve işletmeler için, ayrıca premium planlar sunar - Trello Altın (aylık 5 $), İşletme sınıfı (kullanıcı başına 3.75 ABD doları) ve Kurumsal (Kullandığınız kadar öde).
Neden Trello Premium Planları düşünelim?
- Trello Gold, 250 MB boyutunda kart ekleri sunarken, normal planlar yalnızca 10 MB dosya yüklemesine izin veriyor.
- Trello Gold ile kendi arkaplanlarınızı, çıkartmalarınızı ve emojilerinizi ekleyin.
- Trello Business Class, işletmelerin tüm kuruluş içinde erişilebilen halka açık ve özel panolar oluşturmalarına izin verir. Kullanıcı rolleriyle daha iyi bir yönetim kontrolü sağlar.
- İşletme sınıfı, Google Apps Entegrasyonunu desteklemektedir.
Araç aynı zamanda hareket halindeyken iş akışı yönetimi için kendi Android ve iOS mobil uygulamalarına sahiptir. Gerçek zamanlı bildirimler, işbirliği ve medya ve belgelerin mobil uygulaması aracılığıyla eklenmesi, bunun için büyük bir durum yaratıyor.
Trello Boards En iyi kullanım için koyun
Trello, diğer üçüncü taraf uygulamalara bağlanmak ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek için Zapier ile sorunsuz bir şekilde bütünleşir. Aracın esnek sistemini kullanarak hemen hemen her projeyi ve planı yönetebilirsiniz.
Aşağıda, ilham alabileceğiniz bazı Trello Kurulları bulunmaktadır.
Sonuç
Trello kesinlikle internetin şu anda sahip olduğu en güçlü proje yönetimi uygulamasından biri. Bu araç hem bireylerin hem de iş dünyasının esnekliğinden en iyi şekilde yararlanmaları için aynı şekilde yapılmıştır. Bu aracı kullanarak hemen hemen her türlü görevi oluşturabilir ve yönetebilirsiniz.
Bu yüzden burada, Trello'nun nasıl çalıştığını ve projenizi buna göre nasıl ayarlayacağınızı gösteren bu kılavuzun sonuna geliyoruz. Bu araçla ilgili düşünceleriniz ve deneyimleriniz neler? Aşağıdaki düşüncelerinizi ve yorumlarınızı paylaşmaktan çekinmeyin.
